Binnen bedrijven en organisaties zijn zijn twee elementen cruciaal voor het succes van medewerkers: onboarding en coaching. Terwijl onboarding de basis legt voor een soepele overgang naar een nieuwe functie of organisatie, gaat coaching een stap verder door het bevorderen van persoonlijke groei en het verbeteren van vaardigheden. Hoewel de menselijke rol onmiskenbaar fundamenteel is in deze twee processen, is het fascinerend om te onderzoeken hoe ze in dit digitale tijdperk verder kunnen worden verbeterd met behulp van ChatGPT. In de blog van deze week duiken we dieper in de rol die ChatGPT speelt bij onboarding en gebruiken de volgende blog om de rol van ChatGPT in coaching te verkennen.

Nu er veel aandacht is voor ontwikkelingen en aanpassingen aan een steeds digitalere omgeving en er nog steeds sprake lijkt van een tekort aan talent, is het cruciaal om tools te benutten die de integratie van nieuwe medewerkers in organisaties stroomlijnen en verbeteren. ChatGPT, die iedereen wel kent van de AI conversaties, kan ook gebruikt worden bij de onboarding van nieuwe medewerkers waarbij het potentieel veel verder gaat dan alleen het beantwoorden van een vraag na een prompt.

1. Een op maat gemaakt onboardingprogramma

Hoewel ChatGPT veel meer kan dan een onboardingprogramma maken, is dit wel een van de meest voor de hand liggende toepassingen. Door essentiële details over de rol, teamdynamiek en bedrijfscultuur in ChatGPT in te voeren, kan je Chat vragen om een maatwerk onboardingprogramma te genereren. Dit kan variëren van gestructureerde training modules tot teambuilding oefeningen die ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers niet alleen hun rol begrijpen maar ook de bedrijfscultuur leren kennen. In het samenstellen van een door AI gegenereerd onboardingprogramma geldt over het algemeen de regel hoe meer context je deelt hoe groter het maatwerkcomponent in de output. Daarbij is het ook van belang om expliciet te zijn over de lengte van het programma en welke componenten je perse wilt uitsluiten. Door die elementen duidelijk te schetsen, zorg je ervoor dat het programma relevant, gefocust en effectief blijft.

2. Interactieve opdrachten voor nieuwe medewerkers

Een van de grootste uitdagingen voor nieuwe medewerkers is het verwerken van de grote hoeveelheden informatie over de bedrijfsvoering, producten en diensten van hun nieuwe werkgever. In een traditioneel onboardingprogramma gebeurd dat vaak door kennissessies maar hier zijn een paar voorbeelden van hoe ChatGPT een aanvulling daarop kan zijn.

Een Bedrijfsportfolio Creëren: Overweeg om nieuwe medewerkers tijdens de onboarding de taak te geven om een digitaal bedrijfsportfolio te maken. Ze kunnen ChatGPT gebruiken om specifieke vragen te stellen over de geschiedenis van het bedrijf, belangrijke mijlpalen, productassortiment, marktontwikkelingen of een SWOT analyse. De AI, gewapend met de nieuwste gegevens, kan gedetailleerde antwoorden geven, die de nieuwe medewerker vervolgens kan gebruiken voor een uitgebreid digitaal portfolio. Deze oefening maakt hen niet alleen bekend met het bedrijf maar verbetert ook hun onderzoeksvaardigheden. Bij het gebruik van ChatGPT is het namelijk essentieel dat gebruikers leren de opgehaalde gegevens te controleren op precisie en relevantie. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 63,5% van de consumenten het verschil niet meer ziet tussen door mensen en door ChatGPT gegenereerde content.

Bedrijfsquizspel In deze interactieve oefening worden nieuwe medewerkers in groepen ingedeeld en krijgen ze een specifiek bedrijfsonderwerp toegewezen. Elke groep verdiept zich in hun onderwerp en maakt met behulp van ChatGPT een quiz op basis van hun bevindingen. Daarna wisselen de groepen en maken ze elkaars quizzen. Deze methode zorgt ervoor dat elke groep expert wordt in een bepaald onderwerp van het bedrijf maar dat ze ook kennis opdoen over andere facetten door middel van de quizzen die door hun collega's zijn ontworpen. Dit tweeledig leerproces, verpakt in een leuk en competitief spelconcept, garandeert een plezierige en educatieve onboarding.

Bedrijfsrichtlijnen In het snel ontwikkelende zakelijke landschap van vandaag is het begrijpen van bedrijfsrichtlijnen crucialer dan ooit. Deze richtlijnen vormen de ruggengraat van een organisatie en zorgen voor consistentie, naleving en duidelijkheid in de bedrijfsvoering. Wat kan je doen om meer impact te genereren dan de traditionele, vaak saaie verspreiding van richtlijnen? Een manier om ChatGPT te gebruiken is om op basis van de richtlijnen verschillende scenario's of varianten van hetzelfde scenario te bedenken, elk met verschillende niveaus van complexiteit. Tijdens het onboardingproces kunnen medewerkers dan een interactieve sessie met ChatGPT hebben aan de hand van een van deze scenario’s. Ze kunnen vervolgens na afloop hun ervaringen en leerpunten met de groep delen. Deze methode zorgt ervoor dat een (nieuwe) medewerker de kennis over de richtlijnen niet alleen vasthoud, maar ook begrijpt hoe deze toe te passen in de praktijk.

3. Ondersteuning op de werkplek

Zodra de onboarding is afgerond, begint de echte uitdaging wanneer nieuwe medewerkers aan hun taken beginnen. Gedurende deze beginperiode kunnen ze tal van vragen hebben of uitdagingen tegenkomen bijvoorbeeld bij het gebruik van specifieke tools of software. In plaats van constant terug te vallen op collega's, kan ChatGPT hun eerste aanspreekpunt zijn. Met de meest recente functie in GPT-4, die het uploaden van documenten mogelijk maakt, wordt het zoeken naar hulp bij specifieke onderwerpen nog eenvoudiger want je kan nu eerst een handboek of een produktspecificatie in Chat-4 uploaden en dan de vraag stellen. Let er echter wel op dat als je gebruik maakt van de open AI omgeving van ChatGPT dat er mogelijk een issue is met de data veiligheid.